Le dépôt de garantieest l'une des premières sommes demandées au locataire lors de la signature du bail. Pour un propriétaire bailleur, il sert à couvrir d'éventuelles dégradations, réparations locatives non réalisées, loyers ou charges restant dus à la fin de la location. Mais son montant n'est pas libre : il doit respecter un plafond, être indiqué dans le contrat et ne peut pas être augmenté en cours de bail.
La formule simple pour calculer le dépôt de garantie
Pour une location d'habitation principale payée mensuellement, partez du loyer hors charges. Ne prenez pas le loyer charges comprises, et ne multipliez pas les provisions sur charges. La règle pratique est la suivante : location vide = jusqu'à 1 mois de loyer hors charges ; location meublée = jusqu'à 2 mois de loyer hors charges. Exemple : un appartement vide loué 780 € + 70 € de charges donne un dépôt maximal de 780 €. Un meublé loué 780 € + 70 € de charges peut monter jusqu'à 1 560 €.
Si vous préparez aussi le contrat, utilisez le modèle de bail de location gratuit pour reporter le montant au bon endroit. L'information doit figurer clairement dans le bail, avec le loyer, les charges, la date de prise d'effet et l'identité des parties.
Ne confondez pas dépôt de garantie et caution
Dans le langage courant, beaucoup de locataires parlent de "caution" pour désigner la somme versée au départ. Juridiquement, c'est généralement le dépôt de garantie. La caution, elle, désigne la personne ou l'organisme qui s'engage à payer si le locataire ne le fait pas. Cette distinction évite les malentendus dans les échanges, surtout en cas d'impayé. Pour formaliser une première demande amiable, voyez aussi notre modèle de lettre de relance pour loyer impayé.
Quand demander le dépôt de garantie ?
Le dépôt est généralement versé à la signature du bail, avant ou au moment de la remise des clés. Pour un dossier propre, mentionnez le mode de paiement, conservez la preuve du versement et évitez de demander des sommes non prévues. En pratique, le bailleur peut aussi encaisser le premier loyer, les charges et, si une agence intervient, certains frais de mise en location. Mais il faut rester strict : un supplément non justifié peut créer un litige et dégrader la relation dès l'entrée dans les lieux.
Préparer la restitution dès l'entrée dans le logement
Le meilleur moyen de sécuriser le dépôt de garantie est de soigner l'entrée dans les lieux. Réalisez un état des lieux détaillé avec photos, compteurs, nombre de clés, équipements, murs, sols, sanitaires, cuisine et chauffage. À la sortie, les retenues doivent pouvoir être expliquées : devis, facture, comparaison entre état d'entrée et état de sortie, régularisation de charges si nécessaire. Sans justificatif, la retenue est fragile.
Exemples rapides pour propriétaires bailleurs
- Studio vide : loyer 620 € hors charges, charges 45 € → dépôt maximal conseillé : 620 €.
- T2 meublé : loyer 890 € hors charges, charges 80 € → dépôt maximal conseillé : 1 780 €.
- Colocation meublée avec bail unique : calculez sur le loyer hors charges prévu au bail, puis précisez les modalités entre colocataires.
Check-list avant signature
Avant d'envoyer le bail, vérifiez quatre points : le type de location est bien identifié, le dépôt ne dépasse pas le plafond applicable, le montant est écrit dans le contrat, et le dossier contient une preuve de paiement. Après l'entrée du locataire, centralisez bail, quittances et relances dans un compte gratuit : GERERSALOCATION.com offre 1 logement gratuit à vie, sans CB. Cela évite de retrouver un justificatif au dernier moment, notamment au départ du locataire ou lors de la déclaration de vos revenus fonciers avec notre simulateur micro-foncier vs régime réel.