L'état des lieuxest le document qui décrit le logement au moment où le locataire entre, puis au moment où il sort. Il paraît administratif, mais il conditionne très concrètement la restitution du dépôt de garantie. Un état des lieux trop vague ("bon état général", "RAS") protège mal le propriétaire bailleur : il devient difficile de prouver qu'une rayure, une tache, un trou ou un équipement cassé n'existait pas déjà.
Que doit contenir un modèle d'état des lieux ?
Un bon modèle doit d'abord identifier le logement : adresse complète, étage, lot, cave, parking, dépendances, date, heure et type d'état des lieux (entrée ou sortie). Il doit ensuite identifier les parties : bailleur, locataire, mandataire éventuel. Ajoutez le nombre de clés, badges, télécommandes et boîtes aux lettres, car ces éléments créent souvent des désaccords à la sortie.
Pour chaque pièce, décrivez séparément les sols, murs, plafonds, portes, fenêtres, volets, radiateurs, prises, interrupteurs, placards, sanitaires et équipements. Dans une location meublée, complétez avec l'inventaire du mobilier : lit, table, chaises, électroménager, vaisselle, luminaires, rideaux, détecteur de fumée et accessoires fournis. Si vous créez un nouveau contrat, associez ce document au modèle de bail de location gratuit.
La check-list pièce par pièce
- Entrée : porte, serrure, interphone, tableau électrique, placard, sol et peinture.
- Séjour et chambres : murs, sols, fenêtres, volets, radiateurs, prises, luminaires et traces d'humidité.
- Cuisine : évier, robinetterie, plaques, four, hotte, réfrigérateur, meubles, joints et évacuations.
- Salle d'eau : douche ou baignoire, lavabo, WC, joints, VMC, miroir, meuble et pression d'eau.
- Annexes : cave, balcon, terrasse, parking, boîte aux lettres, local vélo et compteur.
Photos, compteurs et signatures
Prenez des photos datées, nettes et suffisamment larges pour montrer le contexte. Une photo de détail est utile, mais elle doit être rattachée à une pièce identifiable. Relevez les compteurs d'eau, d'électricité et de gaz si le logement en possède. À la fin, bailleur et locataire signent le même document. Si vous utilisez un support numérique, conservez une copie facilement accessible et envoyez-la au locataire.
À l'entrée : soyez précis sans dramatiser
Le but n'est pas de piéger le locataire, mais de créer une photographie fiable du logement. Mentionnez les défauts existants, même mineurs : éclat sur carrelage, peinture défraîchie, joint noirci, rayure sur parquet, poignée fragile. Cette transparence rassure le locataire et vous évite de réclamer plus tard une retenue impossible à justifier. Le calcul du dépôt de garantie reste alors cohérent avec l'état réel du logement.
À la sortie : comparer, pas réécrire l'histoire
L'état des lieux de sortie doit être comparé à celui d'entrée. Les retenues sur dépôt de garantie ne doivent pas sanctionner l'usure normale liée au temps, mais les dégradations ou manquements imputables au locataire. Préparez vos justificatifs : photos d'entrée, photos de sortie, devis, factures, échanges écrits. Si le dernier mois a été payé, générez aussi une quittance de loyer gratuite pour clôturer proprement le dossier.
Modèle gratuit à copier
Structurez votre modèle ainsi : informations générales, identité des parties, clés et accès, relevés de compteurs, description pièce par pièce, inventaire mobilier si besoin, observations libres, photos annexées, réserves éventuelles et signatures. Pour gagner du temps sur les prochains dossiers, créez un compte GERERSALOCATION.com : 1 logement gratuit à vie, sans CB. Vous pourrez centraliser bail, locataire, loyers, quittances et documents au lieu de disperser vos preuves entre emails, photos et tableurs.